Dankzij de technologische ontwikkelingen gaan steeds meer organisaties over op het digitaliseren van hun documenten. Ook na een verhuizing of renovatie waar een nieuw kantoorconcept wordt toegepast, krijgen medewerkers veelal nog maar 1 meter kastplank en een koffertje voor de lopende zaken. Voor velen een enorme overgang, vaak omdat men niet weet hoe men dit handen en voeten moet geven.
Duurzaamheid
Het printen van e-mails is niet bevorderlijk voor het milieu. Hoe richt je dit anders in en hoe overtuig je je manager ervan dat het ook anders en slimmer kan? Ook staan we stil bij de vele schaduwarchieven die er in een gemiddelde organisatie zijn en hoe je dat aantal kunt terugdringen. Kortom, een kritische blik op alles wat we printen en hoe we dat duurzamer kunnen inrichten.
Classificeren van documenten
Voordat je de overgang maakt naar een digitaal archief, zul je de bestaande structuur van het archief tegen het licht moeten houden. Wij nemen je mee langs de eisen waaraan de structuur moet voldoen zodat documenten snel en door iedereen terug te vinden zijn. Je krijgt een stappenplan mee om er in de praktijk mee aan de slag te kunnen gaan.
Documentmanagementsystemen
Met een documentmanagementsysteem (DMS) ga je een stap verder dan het classificeren van documenten. Een DMS zorgt er ook voor dat je processen beter kunt beheren en documenten sneller en breder in de organisatie toegankelijk kunt maken. Je maakt kennis met wat een DMS is en kan, en welke voordelen met een DMS te behalen zijn. Ook staan we stil bij de verschillende stappen om een DMS succesvol te implementeren (omzetten van papieren documenten naar elektronische bestanden, integratie met andere systemen die in gebruik zijn, etc.).
Efficiënt werken
In dit onderdeel houden we onszelf een spiegel voor. Hoe effectief ben je in het verwerken van documenten, het afhandelen en opvolgen van uitstaande acties? Hoe vaak heb je een document in je handen? Laat je je afleiden door elk bliepje van een binnenkomende e-mail en laat je dan direct de klus vallen waar je op dat moment mee bezig was? Wij geven je tips mee om efficiënter te kunnen werken en meer tijd over te houden voor je kerntaken.
• Duurzaamheid
• Classificeren van documenten
• Documentmanagementsystemen
• Efficiënt werken
Trainer: Annemarie de Martines
Het managen van informatie op een zodanige manier dat deze altijd en overal direct opvraagbaar is. Kennis van digitale hulpmiddelen die dit doel helpen te realiseren, manieren om het printen, kopiëren en verzenden van documenten sterk te reduceren en standaardtaken te automatiseren, waardoor ze minder tijd kosten.
Iedereen die te maken heeft met het managen van informatie of die het digitaliseren van een archief en/of werken in een papierarm kantoor als projecttaak op zich gaat nemen om te komen tot een betere, snellere en meer duurzame manier van (samen)werken.